目次
- 共同で職務記述書をまとめる
- 就職説明会での存在感を高める
- 面接担当者間の連携を強化する
- リモート面接でも能力を見極める
- 候補者の面接の経過や状況を記録する
- 内定承諾率を高める
- 新入社員のオンボーディング プロセスを簡素化する
- カリキュラムを最新かつ一貫した内容に保つ
- どこからでも参加できるトレーニング コースを提供する
- 同僚からのフィードバックをすばやく収集する
共同で職務記述書をまとめる
多くの採用活動は早期の段階、つまり職務記述書の作成で失敗します。理想とする候補者について、上司となるマネージャーと人事採用チーム双方の認識をそろえておくと、その職務に最適な人材を見つけやすくなります。
Google ドキュメントを使用すれば、人事チームで同時にコンテンツを作成し、リアルタイムのコメント機能でフィードバックを書き込むことができます。このようにして完成した職務記述書には、全員の意見が反映されます。
特定のユーザーとドキュメントを共有する
- パソコンで Google ドライブにアクセスします。
- 共有するファイルを選択
共有アイコン
をクリックします。
- 共有相手のメールアドレスを入力します。 仕事用や学校用のアカウントを使用している場合、受信者の候補から選択して共有できます。
- ヒント: 受信者の候補を表示しないようにするには、ドライブの設定
に移動して、[共有ダイアログに受信者の候補を表示する] チェックボックスをオフにします。
- ヒント: 受信者の候補を表示しないようにするには、ドライブの設定
- ファイルの共有相手の権限として、次のいずれかを指定します。以下から 1 つ選択してください。
- 閲覧者
- 閲覧者（コメント可）
- 編集者
- 対象となる仕事用アカウントまたは学校用アカウントを使用している場合は、[有効期限を追加] をクリックして有効期限を追加します。
- ファイルを共有すると、各メールアドレスにメールが届きます。
- 省略可: 通知メールにメッセージを追加します。
- 共有相手に通知しない場合は、チェックボックスをオフにします。
- [送信] または [共有] をクリックします。
就職説明会での存在感を高める
就職説明会でうまく会社をアピールできれば、優秀な人材の関心を引くことができますが、適任者がかなりの時間を割いて遠方まで出張していくのは簡単ではありません。Google Meet と Chromebook を使って会場にいる担当者を遠方からサポートする体制を作ることで、どこからでも効果的な採用活動を行うことができます。
ビデオ会議を開始する
- パソコンで Google Meet を開きます。
- [新しい会議]
をクリックします。
- 次のいずれかを選択します。
- 次回以降の会議を作成するには以下の手順に沿って行います。
- 今後の会議の詳細を共有する方法:
- 会議のリンクをコピーします。
- 参加者とリンクを共有します。
- このリンクを使用して会議を直接開始する方法:
- リンクをブラウザに貼り付けます。
- または、[会議コードまたはリンクを入力] 欄にリンクを入力することもできます。
- [参加] をクリックします。
- リンクをブラウザに貼り付けます。
- 今後の会議の詳細を共有する方法:
- 会議を今すぐ開始する方法:
- 新しい会議を作成してください。
- そのまま会議に参加します。
- Google カレンダーでスケジュールを設定する方法: 会議のスケジュールを設定するには、Google カレンダーに移動します。
- ビデオ通話オプション: 会議に追加の暗号化を適用するには、[google.com による暗号化を追加する] をオンにします。
- 次回以降の会議を作成するには以下の手順に沿って行います。
面接担当者間の連携を強化する
面接の実施は、非常に複雑なプロセスとなることもあります。求人中の職務に対して莫大な数の応募がある場合も多く、限られた時間の中で一人ひとりに多くの面接担当者が質問を行います。流動的な要素が多いため、面接は効果的かつ効率的に行うことが重要です。
面接記録をドキュメントに残して採用担当者と共有すれば、採用担当者はリアルタイムでフィードバックを確認し、後続の面接担当者が重点的に質問すべき分野を特定できます。面接担当チームがより多くの情報を得ることで、より生産的な面接が可能になり、面接業務の負荷が軽減されます。
ドキュメントで共同編集者とチャットする
- パソコンで、ドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションを開きます。
- 右上の [チャットを表示]
をクリックします。この機能は、ファイルで作業しているのが自分だけである場合は使用できません。
- ヒント: ファイルの右上に多数の共同編集者が表示されている場合、アバターの右上にその他の共同編集者の人数を示す青い丸が表示されます。青い丸
- ヒント: ファイルの右上に多数の共同編集者が表示されている場合、アバターの右上にその他の共同編集者の人数を示す青い丸が表示されます。青い丸
- チャット ボックスにメッセージを入力します。
- チャットが終了したら、チャット ウィンドウの右上にある閉じるアイコン
をクリックします。
注: Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでのチャットは、該当するファイルを閲覧しているユーザーなら誰でも参加できます。なお、チャットは保存されません。
リモート面接でも能力を見極める
候補者に成果物のサンプルを提出させることもできますが、コーディングや文章記述の能力を知るには、リアルタイムでその作業をしてもらうのが最も正確な方法といえます。とはいえ、応募者の実技テストを採用プロセスの終盤まで持ち越したくはありません。
採用プロセスの初期段階でリモートの Google Meet 面接を行い、応募者とドキュメントを共有します。共有ドキュメントに応募者がコードなどのコンテンツを記述することで、面接担当者は応募者の問題解決能力を確認し、さらに詳しい説明を求め、応募者が本当にその職務に適しているかを判断する最終成果物を評価することができます。
ドキュメントの共有、編集の有効化、プレゼンテーション
- Google ドライブで、共有または固定表示する Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドのファイルを開きます。
- （省略可）ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションをゲストと同時に共同編集するには、次の手順を行います。
- 右上にある [共有] をクリックします。
- ドキュメントにタイトルを追加して、[保存] をクリックします。
- 会議のゲストを追加し、全員に [編集者] のアクセス権を付与します。
- [送信] をクリックします。
- Google Meet を開き、会議に参加します。
- [画面を共有] をクリックし、共有する範囲を以下から選択します。
- 自分の画面全体
- ウィンドウ
- タブ
- [共有] をクリックします。
ヒント: Chrome ブラウザではポップアップ通知が自動的に非表示になります。Chrome ブラウザをご使用でない場合は、通知をミュートするか無効にして、画面共有中に表示されないようにしてください。
候補者の面接の経過や状況を記録する
スプレッドシートに候補者の状況を記録して監視し、報告するようにすれば、最新情報を 1 か所で確認できるほか、タスク固有の質問をスプレッドシートから直接尋ねることができます。
スプレッドシートでプロジェクト計画書を作成する
- Google ドライブで、[
新規]
[Google スプレッドシート]
- [無題のスプレッドシート] をクリックし、プロジェクト計画書の新しいタイトルを入力します。
- 列見出しを追加します。たとえばプロジェクトのタスクを追跡する場合、タスクの担当者、期限、ステータス、コメントの列を作成します。
- シートにコンテンツを追加してプロジェクト計画を追跡します。シートを共有すると、共有相手もコンテンツを追加できるようになります。
内定承諾率を高める
応募者に内定を出すことが決まったら、その応募者が検討している他の企業との差別化を図る必要があります。Google Meet を使って顔を合わせて話をすれば、電話で伝えるよりも記憶に残りやすく、好意的にとらえられます。たとえば、採用責任者、推薦者、面接担当者、先輩社員などを交えたグループビデオ会議の場で内定を伝えることで、支援や熱意が伝わるようにします。
ビデオ会議を開始する
- パソコンで Google Meet を開きます。
- [新しい会議]
- 次のいずれかを選択します。
- 次回以降の会議を作成するには以下の手順に沿って行います。
- 今後の会議の詳細を共有する方法:
- 会議のリンクをコピーします。
- 参加者とリンクを共有します。
- このリンクを使用して会議を直接開始する方法:
- リンクをブラウザに貼り付けます。
- または、[会議コードまたはリンクを入力] 欄にリンクを入力することもできます。
- [参加] をクリックします。
- リンクをブラウザに貼り付けます。
- 今後の会議の詳細を共有する方法:
- 会議を今すぐ開始する方法:
- 新しい会議を作成してください。
- そのまま会議に参加します。
- Google カレンダーでスケジュールを設定する方法: 会議のスケジュールを設定するには、Google カレンダーに移動します。
- ビデオ通話オプション: 会議に追加の暗号化を適用するには、[google.com による暗号化を追加する] をオンにします。
- 次回以降の会議を作成するには以下の手順に沿って行います。
詳しくは、Google Meet ヘルプセンターをご覧ください
新入社員のオンボーディング プロセスを簡素化する
大企業や事業所が分散している会社では、新入社員が何をしたらよいかわからない状況に陥ることがたびたび起こります。そして、それが従業員の離職の大半が入社後わずか数か月のうちに発生している原因になっています。Google サイトで作成したウェブページに研修資料をまとめておけば、入社後すぐに仕事に慣れ、重要な参照資料も逃さず確認してもらうことができます。
詳しくは、Google サイト ヘルプセンターをご覧ください。
カリキュラムを最新かつ一貫した内容に保つ
組織の講師が同じカリキュラムを全世界で教えている場合、確実に最新の資料が使われるように注意が必要です。改訂版はメールに添付されて届くケースが多いですが、更新件数が増えるにつれて、講師が更新を見落としたり、間違ったバージョンを更新したりする可能性が高まります。これでは、古い教材で研修を実施する事態が生じかねません。
コースのコンテンツを Google ドライブや共有ドライブのフォルダに保存して講師全員と共有すれば、常に最新の情報を保つことができます。ある講師がドキュメントやプレゼンテーションを編集すると、他の講師はリアルタイムで変更箇所を見てフィードバックを書き込むことができます。更新はすぐに全員と同期されるため、カリキュラムは常に最新の状態で、全世界のクラスで一貫性が保たれます。
共有ドライブを作成する
- パソコンで drive.google.com を開きます。
- 左側で、[共有ドライブ] をクリックします。
- 左上の [新規] をクリックします。
- 共有ドライブの名前を入力します。
- [Create（作成）] をクリックします。
どこからでも参加できるトレーニング コースを提供する
会社の規模が大きくなるほど、トレーニングのニーズと費用は増大します。新しいトレーニング プログラムを各事業所で実施しなくても、既存のプログラムをバーチャル講座に移行すれば、遠くにいても Google Meet からオンラインでトレーニングに参加できます。トレーニングを録画して配信することもできるので、組織内の担当者に独自のトレーニング シリーズを開講してもらい、その内容を世界中の従業員と共有するのもおすすめです。
ビデオ会議を録画する
- パソコンの Google Meet で、[開始] または [参加] をクリックします。
- 右下のアクティビティ アイコン
- 会議の字幕を録画するには、言語を選択します。
- 録画を Google ドライブで再生した場合、字幕が利用可能になるまでの録画ファイルの準備に数時間かかることがあります。
- [録画を開始] をクリックします。
- ポップアップ画面で [開始] をクリックします。
- 録画が始まるのを待ちます。録画が開始または停止すると、参加者に通知されます。
-
会議の録画は合計 8 時間まで可能で、それ以上の録画は自動的に停止します。
-
- 録画を終了するには、アクティビティ アイコン
- ポップアップ画面で [録画を停止] をクリックします。
- ヒント: 全員が会議から退出すると、録画が自動的に停止します。
会議の主催者と録画を開始したユーザーに、録画ファイルのリンクが記載されたメールが届きます。
この録画ファイルは、会議の主催者のマイドライブ > 「Meet Recordings」フォルダに保存されます。
会議の作成方法に応じて、次のようになります。
- Google カレンダーで会議を作成した場合: Google カレンダーで会議の予定を作成したユーザーが会議の主催者になります。
- Google Meet のホームページまたは別のサービス（Gmail など）で会議を作成した場合: 会議を開始したユーザー、またはコードを生成したユーザーが会議の主催者になります。
詳しくは、Google Meet ヘルプセンターをご覧ください
同僚からのフィードバックをすばやく収集する
従業員の業績やプロジェクト活動などについて即座にフィードバックを集めるのは簡単ではありません。適切なツールを用意するとともに、対象者全員に依頼するための時間が必要になるからです。Google フォームを利用すれば、すぐにアンケートを作成して大勢の対象者に送ることができます。特典を付ければ、回答率は飛躍的に伸びるでしょう。
Google、Google Workspace、および関連するマークとロゴは、Google LLC の商標です。その他すべての企業名および商品名は、関連各社の商標または登録商標です。