Del curso: Excel 2016 práctico: Facturación y control de gastos

Crear la estructura de hojas del archivo en Microsoft Excel

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Crear la estructura de hojas del archivo en Microsoft Excel

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Este vídeo es el primero de una serie dedicada a la construcción de una aplicación para la facturación y el control de gastos de pequeñas empresas. Como vemos, partimos de un libro totalmente en blanco y lo primero que tenemos que hacer es, teniendo clara la estructura y la organización de los datos que va a haber en este libro, crear las distintas hojas que nos van a hacer falta; concretamente, van a ser 11. Ya tenemos una, dos, tres... Aquí las tenemos todas creadas y ahora les daremos un nombre. Una hoja para el índice, otra para la configuración, también tenemos una hoja que será para productos y servicios, otra para clientes, también la hoja Ingresos, que además es una de las principales, también muy importante es Factura emitida –al fin y al cabo, esta hoja será donde podamos ver nuestras facturas definitivamente emitidas–, también necesitamos una hoja para una lista de facturas emitidas y, ya entrando en terreno de gastos, una hoja llamada TiposGasto, la hoja Proveedores, donde se almacenará los datos de los distintos proveedores y acreedores de la empresa, también una hoja llamada Gastos y Lista recibidas. Vamos a aplicar unos colores a las etiquetas; por ejemplo, aquí blanco. Factura emitida también va a tener un color blanco, así como Lista Emitidas. Proveedores va a tener un color rojo. Gastos, también rojo, pero algo más intenso. TiposGasto, naranja. La hoja Ingresos, que va a ser verde. Clientes, verde claro. Productos y servicios, gris oscuro. Configuración, por costumbre, siempre suelo ponerla de color morado. Y ahora, Índice color amarillo. Ahora, teniendo en cuenta que en nuestra aplicación va a haber una constante y es que desde la hoja Configuración hasta la hoja Lista recibidas, que podemos seleccionar dejando presionada la tecla Mayúsculas y después con el ratón, como decíamos, para todas estas hojas va a haber una constante y es que las dos primeras columnas van a tener un ancho determinado. Concretamente la primera de ellas va a tener un ancho de 10 puntos y la segunda va a tener un ancho de un punto. Otra constante es que las tres primeras filas, hasta la columna Z, van a tener un formato de verde azulado. Lo que ocurre es que aquí en esta paleta no está ese color. Por lo tanto, vamos a incorporarlo desde Diseño de página. Vamos a Colores y ahora hacemos clic en la paleta Verde azulado. al volver a Inicio, vemos que ya lo tenemos aquí. Bien, pues va a ser concretamente este verde azulado el de esas tres primeras filas. También vamos a dar un verde azulado a esta columna; por ejemplo, podría ser hasta otro rango distinto, pero vamos a poner por ejemplo hasta la fila 300. Aplicamos también el mismo verde. Recordamos que estamos haciendo todas estas acciones con todas las hojas seleccionadas de forma simultánea. Por lo tanto, estas acciones se van a propagar a todas las hojas a la vez. Esto va a constituir un importante ahorro de tiempo y creemos que es aconsejable. Una vez hecho esto, otra de las constantes que vamos a encontrar en toda la aplicación es que el tipo de fuente a utilizar es Arial Narrow. Entonces hacemos clic en esta esquina y todas las celdas quedan seleccionadas. Ahora aplicamos Arial Narrow. En cuanto al cuerpo de la fuente, vamos a dejar 11 puntos y ahora el siguiente paso va a ser combinar el rango de celdas que va desde B1 hasta D3. Vamos desde la ficha Inicio a hacer clic en Combinar y centrar y ahora nos aseguramos de que la alineación es izquierda y también centrada verticalmente. También vamos a aplicar un color de fuente blanco, negrita, y para este rango que hemos combinado, un tamaño de fuente de 20 puntos. Y hasta aquí hemos hecho gran parte de todas las acciones comunes que había que hacer en todas las hojas. Vamos ahora a cerrar el libro guardándolo con un formato XLSM, es decir, libro habilitado para macros. Hacemos clic en la ficha Archivo y vamos a Guardar como, elegimos destino y cambiamos un nombre; por ejemplo, 'Facturación y control de gastos'. Y también cambiamos, desde este campo, al libro de Excel habilitado para macros. Vamos también a hacer clic fuera de las hojas que están seleccionadas de forma simultánea para evitar que Excel esté en modo grupo, puesto que quizá posteriormente nos pudiera crear problemas.

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