Copilot en Outlook: Redacta, contesta y resume correos electrónicos

Antes de explicarte cómo Copilot puede ayudarte con tu correo electrónico diario de Outlook, necesitas saber que para que Copilot esté operativo y funcionando en la versión de escritorio de Outlook, tienes que estar utilizando el nuevo Outlook. Si aún no te has cambiado, en la parte superior derecha de la pantalla verás un botón para deslizar y desde ahí podrás activar el nuevo Outlook como yo ya lo he hecho. En este caso, se reiniciará la aplicación para cargar esa nueva versión. Esto no es reversible, es decir, puedes volver al Outlook clásico cuando lo desees, pero ten en cuenta que solo podrás utilizar Copilot en el nuevo Outlook. También puedes utilizar Copilot en Outlook para la web en tu cuenta de Microsoft 365 y siempre que tengas una suscripción a Copilot. Otra cosa también importante que tienes que saber es que Copilot solo se admite en cuentas de Microsoft, es decir, cuentas profesionales, educativas o cuentas de correo electrónico del tipo Outlook, Hotmail, Windows Live, MSN, por lo que si tienes configurada en Outlook una cuenta de un proveedor de correo electrónico de terceros, como Gmail, Yahoo! o iCloud, con esas cuentas de correo no podrás utilizar Copilot, es decir, podrás seguir utilizando el correo electrónico en Outlook de esas cuentas, pero en ellas no podrás hacer uso de Copilot. Una vez aclarado estos puntos, vamos a ver en qué puede ayudarte Copilot dentro de Outlook. Yo voy a utilizar la versión de escritorio para explicarte las ventajas de Copilot en Outlook, pero también puedes ayudarte con Copilot en esto mismo que voy a explicarte en Outlook para la web. Voy a comenzar mostrándote cómo Copilot es capaz de resumir un hilo de conversación. Fíjate en pantalla, tengo este hilo de conversación y me gustaría ponerme al día de esta conversación. Voy a pedirle a Copilot que me haga un resumen. Observa que ya, directamente aquí en la parte superior, estamos viendo la sugerencia de Copilot para crear ese resumen. Voy a hacer clic y Copilot empieza a examinar el correo electrónico y ya ha generado ese resumen. Cuando Copilot está trabajando, si en cualquier momento quieres detener la ejecución de Copilot, puedes hacerlo, porque siempre aparece el botón de Detener. También la tecla Escape del teclado puede detener la ejecución de Copilot. Pero vamos a centrarnos ahora en el resumen, fíjate, ya me ha hecho un resumen de esa conversación y esto va a ser muy útil para ponerme al día rápidamente. A continuación, quiero explicarte cómo puede ayudarte Copilot cuando redactas un nuevo correo electrónico. Permíteme que genere un nuevo correo electrónico. Observa cómo ya, automáticamente, en el cuerpo del mensaje tengo la opción de poder solicitar la ayuda de Copilot. Además, también, en la cinta de opciones y en la pestaña Mensaje, puedo acceder al botón de Copilot. Desde aquí, podría acceder al Borrador de Copilot y al Asesoramiento de Copilot, que ahora te voy a explicar en un momento. Vamos a ver ahora cómo Copilot es capaz de ayudarnos a redactar un nuevo correo electrónico. Por ejemplo, imagina que necesitas enviar a tu equipo un correo electrónico para informarles de que se ha aprobado el presupuesto y que ya podéis poner en marcha un nuevo proyecto de formación para los nuevos empleados. Voy a hacer clic en el botón de Copilot y voy a seleccionar Borrador de Copilot. Esto lo hago porque, como ya había hecho clic en el cuerpo del mensaje, había perdido ese acceso directo. Pero siempre, desde la pestaña Mensaje, podrás acceder al Borrador de Copilot. Permíteme que añada ese mensaje y puedo, además de indicarle lo que necesito con todos los detalles que sea posible, también puedo seleccionar el tono y la longitud del mensaje. Fíjate en el botón de Opciones de generación, que puedo decidir si quiero que el mensaje sea Directo, Neutral, Informal, Formal y la Longitud. Vamos a decirle, por ejemplo, que queremos que sea Formal y una Longitud Corta y, a continuación, voy a hacer clic en Generar. Esperamos unos segundos y aquí está ya el mensaje generado. Por supuesto, hay que repasarlo muy bien, porque Copilot puede cometer errores o requerir tu atención en ese contenido que ha generado. Y una vez generado ese contenido, puedes, si quieres, pedirle a Copilot que cambie algo. Además, puedes Conservarlo, Descartarlo o Volver a generar. Si vuelves a generar de nuevo, por ejemplo, en este caso, le voy a decir que utilice un tono menos formal, y vuelvo a generar. En este caso, lo que quiero que veas es que no he perdido el borrador anterior. Fíjate, ahora lo tengo en un tono menos formal, pero puedo seleccionar conservar uno u otro. En este caso, voy a conservar este, que es un poquito menos formal que el anterior. Hago clic en Conservar, aunque también fíjate que podría descartarlo. Y ya tengo mi borrador listo. Lo repasaré detenidamente y, después de añadir el asunto y los destinatarios, haré clic en Enviar. Otra ayuda que puede proporcionarte Copilot es la de responder a un mensaje. En cuanto hagas clic en el botón Responder o Responder a todos y también en el de Reenviar, vas a poder hacer uso de Copilot. Fíjate que en la parte inferior aparece Borrador con Copilot y ya te ofrece unas sugerencias para responder a este correo electrónico. Se me propone una reunión que puedo Aceptar, puedo Proponer una nueva fecha, Pedir más detalles, y, por supuesto, puedo escribir un mensaje personalizado. Si hago clic en el botón de Personalizado, volveré otra vez a obtener el cuadro de diálogo de Copilot, donde puedo darle las indicaciones y, al igual que antes, seleccionar el tono y la longitud de esa respuesta. Y otra de las cosas que Copilot puede hacer por ti es la de asesorarte con un mensaje que hayas escrito para que te indique si está claro, si tienes que cambiar algo en el tono, cómo lo van a percibir los destinatarios. Permíteme que vaya a Borradores, donde ya tengo un mensaje escrito, y antes de enviarlo, voy a pedirle a Copilot que me haga un asesoramiento completo de qué le parece el modo de escritura de este mensaje y qué impresión va a dar en los destinatarios. El Asesoramiento de Copilot lo vas a localizar en la pestaña Mensaje de la cinta de opciones, en el botón Copilot, y seleccionando la opción Asesoramiento con Copilot. Al hacer clic, Copilot empieza a revisar tu correo electrónico y, cuando termine, te va a ofrecer sugerencias para mejorar el tono, la claridad y la opinión de los lectores. Y aquí está el resultado, el completo asesoramiento que me ha hecho Copilot sobre mi correo electrónico. Vamos a ver qué me dice sobre el Tono. Dice que el tono podría ser más formal, que estoy utilizando un tono demasiado informal para una comunicación profesional. Y aquí me da la sugerencia. Fíjate qué detalle: «Evite usar abreviaturas como "habéis" o "os" y use el pronombre "ustedes" para dirigirse a su equipo». También aquí tengo el Sentimiento del lector. Esto me encanta, porque puedes tener un asesoramiento de cómo se va a sentir la otra persona cuando lea ese mensaje. A veces el correo electrónico es una comunicación fría y la otra persona puede percibir un tono que realmente no estás utilizando; pues esta herramienta a mí me parece que ayuda bastante a darte cuenta de eso. Y luego, por otro lado, también está la Claridad. Si necesita más detalles, si no he sido clara en algún punto, fíjate. Y, por supuesto, en la parte inferior sigue estando mi mensaje. Y si quiero, puedo Volver a generar de nuevo cuando haga los cambios ese asesoramiento para que Copilot me vuelva a indicar si hay algo más en mi mensaje en lo que tengo que prestar atención. Es muy importante siempre que revises el mensaje antes de enviarlo y que tengas en cuenta que Copilot no es infalible y que se puede equivocar. Y ahora ya sabes qué puedes hacer con la ayuda de Copilot en Outlook, desde generar nuevos borradores o respuestas de mensajes hasta resumir hilos de conversación u obtener asesoramiento de un correo electrónico que hayas escrito antes de enviarlo.